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Smart Working: Pro e Contro per aziende e lavoratori

Smart Working: che tu sia un'azienda o un lavoratore, lo stai facendo nel modo giusto?

Arrivato come una rivoluzione, lo Smart Working, ha sconvolto il mondo del lavoro.
Porta benefici? Quali sono i contro? Cosa dicono i dati?
Continuerà anche post pandemia?

6 milioni e mezzo di Smartworker nel 2020

Nel bel mezzo dell'emergenza Covid-19, oltre 6 milioni e mezzo di lavoratori italiani, 10 volte in più rispetto ai 570 mila, pionieri del 2019, hanno sperimentato questa nuova modalità di lavoro.

Smart Working: Non chiamatelo lavoro da casa

Lo Smart Working è molto più di un “lavoro da casa” o di un “lavoro da remoto”.
Parliamo di un nuovo modello lavorativo basato sull'innovazione tecnologica che mette in discussione strumenti, orari e luoghi di lavoro.
Si tratta di un percorso di profondo cambiamento culturale e organizzativo, che richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali tradizionali.

Ci si basa su quattro pilastri: nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda, revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione di tecnologie.

Come trarre benefici dallo Smart Working?

Lo Smart Working può portare notevoli vantaggi alle aziende e ai lavoratori: in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, di welfare (riduzione dei costi per l'impresa e dell'assenteismo) e di qualità della vita del lavoratore.

Smart Working per le Aziende

Come affrontare al meglio lo Smart Working per un'impresa?

  • Fare una checklist con le necessità dei lavoratori: cosa serve ai dipendenti per lavorare bene da casa?
  • Adottare strumenti di comunicazione efficace: strumenti per confrontarsi, avere chiarimenti, fare il punto (ad es. Slack, Skype, Zoom, Hangout etc.)
  • Scegliere strumenti per archiviare documenti, immagini, file (es. Dropbox, Google Drive etc.)
  • Avere un tool per riunioni e videoconferenze (Zoom, Hangouts Meet. Skype etc.)
  • Capire se ci sono attività che richiedono la presenza obbligatoria del dipendente e organizzarsi di conseguenza
  • Fare una lista delle policy di sicurezza e aggiornarle in chiave Smart Working
  • Affidarsi a esperti digitali o IT per adottare i giusti strumenti di trasformazione digitale interni all'azienda
  • Organizzare il lavoro al meglio tra task e Project Management
  • Ascoltare le richieste di chi lavora da casa e cercare di risolvere eventuali problemi
  • Cambiare la cultura aziendale: fidarsi dei propri dipendenti e sfatare il mito che la produttività di chi lavora da casa sia inferiore
    Imparare quindi a misurare non più il tempo in ufficio, ma i risultati raggiunti.


Smart Working per i Lavoratori

Come svolgere uno Smart Working che bilanci vita e lavoro?

  • Impostare lo spazio di lavoro: allestire ad hoc una parte specifica della casa aiuta a concentrarsi
  • Definire orari di inizio e di fine lavoro: per impostare i ritmi della giornata, non perdere la cognizione del tempo e non lavorare oltre le ore di lavoro previste 
  • Posizionare bene la fotocamera del PC, per rendere più efficaci le videochiamate
  • Limitare le distrazioni e le interruzioni: scegliere uno spazio di lavoro più isolato possibile, stabilire con gli altri come possono interagire con noi
  • Avere una lista chiara o una linea guida delle attività da svolgere
  • Non esagerare con le riunioni, così da non passare tutto il tempo in call o in video conferenza
  • Individuare degli spazi di socializzazione e restare connessi con il proprio team per preservare le interazioni sociali che rendono il lavoro più umano ed efficace
  • Pensare al futuro: concentrarsi su ciò che possiamo fare e non su ciò che stiamo perdendo.
    Aggiornarsi, seguire Webinar, essere propositivi anche verso la propria azienda.
  • Curare il proprio benessere fisico: non far vincere la pigrizia, non lasciarsi andare, distinguere l'abito da lavoro da quello da casa (non lavorare in pigiama, per intenderci).
  • Rinforzare il benessere mentale e la creatività: mantenere anche da casa una vita attiva e sana
  • Chiedere aiuto in caso di bisogno, sperimentare ad esempio coaching psicologico a distanza per professionisti in crisi


Risultati Smart Working

Benefici Smart Working per le aziende

Aziende più agili e produttive, secondo l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano: nel 2020 si è registrato, per ogni lavoratore in Smart Working, un incremento di produttività pari al 15%.
13,7 miliardi di euro, circa, l'incremento della produttività media del lavoro in Italia.

Quanto si risparmia con lo Smart working?

Per molte aziende lo smart working può rappresentare un modo di tagliare costi.
Ad esempio quelli legati alle sedi aziendali e di conseguenza ai costi di gestione delle stesse.

Benefici Smart Working per i lavoratori

Tra i benefici per i lavoratori: riduzione dei tempi e costi di trasferimento, miglioramento della work-life balance (bilanciamento tra lavoro e vita privata), maggior motivazione e soddisfazione.

Benefici Smart Working per l'ambiente

Lo Smart Working produce benefici misurabili anche per l’ambiente: riduzione delle emissioni di CO2, diminuzione del traffico, migliore utilizzo dei trasporti pubblici.

I contro dello Smart Working

Tra i contro del lavoro agile troviamo senso di isolamento e difficoltà sulla condivisione delle informazioni.
Rientrano, tra le criticità dello Smart Working, un senso di isolamento circa le dinamiche dell’ufficio, un maggiore sforzo di programmazione delle attività e di gestione delle urgenze, bisogno di controllo da parte dell'azienda.
Altre difficoltà sono legate alle distrazioni esterne, alla necessità delle interazioni di persona, in pochissimi invece hanno difficoltà nell'uso delle tecnologie legate al lavoro agile.

Tecnologia e Smart Working

A rendere possibile lo Smart Working sono le tecnologie digitali che permettono di scegliere come, dove e quando lavorare.

Tra le tecnologie che supportano il lavoro agile:

  • Social collaboration: strumenti per comunicare e relazionarsi
  • Mobility: App, piattaforme, dispositivi che supportano il lavoro in mobilità
  • Security: tecnologie realizzate per garantire la sicurezza dei dati, anche da casa
  • Workspace Technology: tecnologie per utilizzare al meglio gli ambienti fisici


Il futuro dello Smart Working

Lo Smart Working, proseguirà anche post emergenza sanitaria?

Per quanto riguarda i lavoratori: il 93% vorrebbe proseguire con lo Smart Working, di questi, il 27,6% sceglierebbe di lavorare sempre da remoto, il 66% vorrebbe bilanciare lo Smart Working con il lavoro in presenza.

Di certo la giusta strategia, in questa situazione, è abbracciare il cambiamento invece di opporvisi, e trasformare questo periodo di crisi in una grande opportunità.

(Dati Osservatorio Smart Working – School of Management Politecnico di Milano)

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